什么使PDF专业？
专业的PDF不仅仅是内容——它还包括适当的结构、导航辅助工具和元数据，这些使文档易于使用和查找。本指南涵盖专业PDF结构的各个方面。
文档元数据
基本元数据字段
使用我们的元数据编辑器来设置：
- 标题：描述性文档名称（显示在标签页/搜索中）
- 作者：创建者或组织名称
- 主题：内容简要描述
- 关键词：用于发现的可搜索标签
为什么元数据很重要
- 提高文档可搜索性
- 提供适当的归属
- 有助于文档管理
- 某些合规标准所必需
导航结构
书签和目录
专业文档包括导航辅助工具：
- 用于跳转章节的书签
- 链接目录
- 一致的标题层次结构
- 适当位置的交叉引用
创建有效书签
- 识别主要文档章节
- 注意子章节层次结构
- 创建清晰、描述性的标题
- 使用添加书签工具
页面组织
逻辑页面流程
使用组织PDF正确组织页面：
- 标题页在前
- 目录（如适用）
- 内容按逻辑顺序排列
- 附录在末尾
- 索引（如适用）
页码
使用页码工具添加专业页码：
- 选择适当位置（底部居中常见）
- 考虑前置内容编号（i、ii、iii）
- 正文编号从1开始
- 保持全文一致性
空白页
战略性使用插入空白页：
- 在主要章节之间
- 为双面打印对齐
- 为笔记或签名空间
无障碍功能
使PDF无障碍
专业文档应对所有用户无障碍：
- 指定文档语言
- 定义阅读顺序
- 为图像添加替代文本
- 适当的标题结构
在我们的PDF无障碍指南中了解更多。
标记PDF结构
标记PDF包括：
- 段落标记
- 标题级别（H1、H2、H3）
- 列表结构
- 表格定义
安全考虑
保护敏感文档
对于机密材料：
存档准备
对于长期存档：
质量保证检查清单
分发前
- ☐ 元数据完整且准确
- ☐ 长文档有书签
- ☐ 页码正确
- ☐ 所有页面顺序正确
- ☐ 文档无错误打开
- ☐ 文件大小已优化（如需要可压缩）
- ☐ 安全设置适当
- ☐ 包含无障碍功能
文档类型指南
商业报告
- 带标题和日期的封面页
- 执行摘要
- 带书签的目录
- 编号页面
- 附录清楚标记
法律文档
- 元数据中的适当文档标题
- 编号章节和段落
- 长合同的目录
- 需要签名页的地方
- 考虑PDF/A用于存档
培训材料
- 清晰的章节书签
- 带内部链接的词汇表
- 参与者笔记页
- 对所有学习者无障碍
专业PDF工具
完整工作流程
结论
专业PDF结构结合了适当的元数据、导航辅助工具、有序内容和无障碍功能。使用我们的工具将基本PDF转换为易于导航、搜索和存档的专业文档。