PDF에서 스프레드시트로 변환하는 도전
표가 포함된 PDF는 일반적인 문제를 제기합니다. 데이터는 완벽해 보이지만 Excel이나 다른 스프레드시트 애플리케이션에서 쉽게 사용할 수 없습니다. 이 가이드는 정확한 데이터 추출을 위한 최고의 접근법을 다룹니다.
추출 방법 비교
표 추출 (표에 권장)
최적 용도: 정의된 행과 열이 있는 명확하게 형식화된 표
다음 기능을 제공하는 표 추출 도구를 사용하세요:
- 표 구조 자동 감지
- CSV 형식으로 직접 내보내기
- 행/열 관계 보존
- 페이지당 다중 표 처리
PDF에서 Excel로 변환
최적 용도: 전체 레이아웃이 보존되어야 하는 문서
다음 경우에 PDF에서 Excel로 사용:
- 전체 문서 변환이 필요한 경우
- 레이아웃과 형식이 중요한 경우
- 다중 데이터 섹션이 존재하는 경우
복사-붙여넣기 (수동)
다음 경우에 작동할 수 있음: 간단하고 작은 표
단점:
- 종종 열 정렬을 잃음
- 수동 정리 작업 필요
- 큰 표의 경우 시간 소모적
추출 결과 최적화
원본 PDF 품질
더 나은 원본 = 더 나은 추출:
- 텍스트 기반 PDF: Word/Excel에서 생성된 것이 가장 좋음
- 스캔된 PDF: 먼저 OCR 실행
- 명확한 표: 간단한 격자가 더 정확하게 추출됨
잘 작동하는 표 특성
- 일관된 열 너비
- 명확한 헤더 행
- 병합된 셀 없음
- 표준 텍스트 (손글씨 아님)
- 좋은 텍스트-배경 대비
까다로운 표 유형
- 표 안의 중첩된 표
- 여러 페이지에 걸친 표
- 복잡한 병합 셀 레이아웃
- 임베디드 이미지가 있는 표
CSV 출력 작업
Excel에서 열기
- 추출 도구에서 CSV 다운로드
- Excel에서: 파일 → 열기 → CSV 선택
- 프롬프트가 표시되면 텍스트 가져오기 마법사 사용
- 구분 기호로 "쉼표" 선택
Google Sheets에서 열기
- Google Sheets로 이동
- 파일 → 가져오기 → 업로드
- CSV 파일 선택
- 가져오기 위치 선택
가져오기 후 정리
가져온 후 다음이 필요할 수 있습니다:
- 열 너비 조정
- 숫자 및 날짜 형식 지정
- 수식 및 계산 추가
- 데이터에서 차트 생성
- 조건부 서식 적용
일반적인 워크플로
재무 보고서 분석
- PDF 보고서 다운로드
- 재무 데이터가 포함된 표 추출
- CSV를 Excel로 가져오기
- 분석을 위한 피벗 테이블 생성
- 차트 및 대시보드 구축
송장 처리
- PDF 송장 수집
- 항목 표 추출
- 회계 소프트웨어로 가져오기
- 주문/결제와 대조
연구 데이터 수집
- 여러 출처에서 PDF 수집
- 각각에서 관련 표 추출
- 마스터 스프레드시트로 결합
- 형식 표준화
- 통계 분석 수행
다중 표 처리
단일 PDF에서
추출 도구가 모든 표를 식별합니다:
- 각 표는 별도로 내보내짐
- 표 위치 표시 (페이지 번호)
- 개별적으로 또는 모두 함께 다운로드
다중 PDF에서
- 각 PDF에서 표 추출
- 모든 CSV 파일 다운로드
- Power Query 또는 수동 복사를 사용하여 Excel에서 결합
- 열 헤더 표준화
품질 검증
항상 확인사항
- ☐ 행 수가 원본과 일치
- ☐ 열 수가 원본과 일치
- ☐ 숫자 합계가 올바르게 검증됨
- ☐ 텍스트 내용이 완전함
- ☐ 잘못된 열에 데이터 없음
수정해야 할 일반적인 문제
- 분할된 열: 한 셀의 데이터가 두 열에 있음
- 병합된 행: 여러 행이 결합됨
- 누락된 헤더: 첫 번째 행이 인식되지 않음
- 숫자 형식: 통화 기호 또는 백분율
결론
PDF 표를 스프레드시트로 변환하는 것은 적절한 도구로 관리할 수 있습니다. 명확한 결과를 위해서는 표 추출로 시작하거나, 전체 문서 변환을 위해서는 PDF에서 Excel로를 사용하세요. 정확성을 보장하기 위해 가져온 후 항상 데이터를 확인하세요.